Método de Resolución de Problemas:

El uso más universal de un método de mejora continua, es de resolver problemas, son empresas que entendieron claro cuál es el mensaje de la frase de Henry Ford, que esta debajo, "La mayoría de la gente gasta más tiempo en hablar de los problemas que en buscarles una solución". O sea, cambiemos y utilicemos el tiempo en solucionar problemas, no en quejarnos que no sirve para nada.

Dentro de una organización es normal que exista un gran número de problemas, de distinta importancia en cuanto al impacto que provocarán en los objetivos de la compañía. Miembros de una institución, que no están al tanto de las herramientas de mejora continua, podrían preguntarse:

1 - ¿Qué problemas debemos atacar?

Como dijimos supongamos que estamos dentro de una organización que no tiene un desarrollo de kaizen, la primera sugerencia sería comenzar con problemas que son crónicos, que día a día están haciendo mella en los objetivos de la empresa. O también con problemas esporádicos, pero que tienen un alto impacto, es decir, por ejemplo: una vez cada seis meses no llega a tiempo el suministro de materiales y pierdo la producción completa de la jornada.

En ambos casos es necesario tener datos, si aun la empresa no esta llevando un tablero con los principales indicadores; puede comenzar por realizar un análisis de sus costos, para saber que ítems se llevan la mayor parte del dinero que se gasta: Mano de Obra, Materiales, Energía Eléctrica, Gas Natural, Mantenimiento, etc. Al tener estos datos podemos mensurar donde están nuestros mayores desperdicios, y comenzar por ellos.

En compañías que trabajan con Mantenimiento Productivo Total, un líder y su equipo está a cargo del Pilar de Mejoras Enfocadas, se encargan de identificar, cuantificar y mostrar en un gráfico llamado árbol de pérdidas donde se desperdicia dinero. Cuando este trabajo está hecho, es fácil seleccionar desde allí que problemas se van a encarar.

2 - ¿Cómo haremos para resolverlos?

En primer lugar, si queremos resolver problemas crónicos debemos encararlos con un método, y ser disciplinados en su seguimiento. De otra manera, estos problemas que estuvieron presentes por meses, o incluso años lo seguirán estando.

Existen métodos con distintos nombres, que tiene como base el círculo de Deming o PDCA (en inglés Plan, Do, Check, Act o traducido Planificar, Hacer, Verificar y Actuar), como CAPDo o 7 pasos para la Mejora Enfocada. De la experiencia surgida en SAMECO Sociedad Argentina pro-Mejoramiento Continuo, el modelo más universal que sigue el lineamiento del PDCA, son los 10 pasos que se detallan a continuación

1 - Selección del tema y formación del grupo - Planificar

2 - Definición del tema y fijación de Objetivos - Planificar

3 - Diagrama de Flujo - Planificar

4 - Torbellino de ideas - Planificar

5 - Diagrama de Causa Efecto - Planificar

6 - Ponderación de las causas - Planificar

7 - Pareto de las Causas - Planificar

8 - Confección del Plan de Trabajo - Planificar

9 - Implementación - Hacer

10 - Evaluación de los resultados - Verificar

Como último paso debemos Estandarizar las reformas hechas lo que en el ciclo de Deming equivale a Actuar (*)

Como comentario es importante destacar que este modelo ha sido utilizado por:

Empresas de manufactura

1. Fabricación de neumáticos
2. Fabricación de automóviles y motocicletas
3. Fabricación de tubos de acero
4. Extracción y destilación de petróleo
5. Generación y distribución de energía eléctrica
6. Extracción y distribución de gas natural
7. Empresas metalúrgicas
8.  Fabricación de aceites vegetales
9. Fabricación de golosinas
10.  Fabricación de muebles
11. Empresas lácteas

Servicios

1. Universidades
2. Bancos
3. Teléfonos
4.  Transporte
5. Hospitales
6. Laboratorios bioquímicos
7. Bomberos voluntarios

Estoy seguro de que es una lista incompleta, pero la idea es poder visualizar juntos que en verdad se trata de un método universal. Por lo tanto, puede ser utilizado en un sinnúmero de aplicaciones, en los casos más diversos. Y aquí deténgase el lector a pensar un momento, si todavía no lo aplica sino podría serle útil.

3 - ¿Quién se encargará de este trabajo?

Una vez que la empresa estudió en que temas le conviene trabajar (pregunta 1) y que método usará para resolver el problema (pregunta 2); es momento de desarrollar los equipos de mejora continua. Es conveniente que tenga un líder que será responsable del proyecto, un sublíder que sea capaz de reemplazarlo y demás miembros del equipo (en general hemos visto que se trabaja bien entre 6 y 8 personas).

Los miembros del equipo deben tener conocimientos técnicos del problema, y además de deben estar capacitados en el método de resolución de problemas. En algunas organizaciones se agrega al equipo la figura del “extranjero”, que no es ni mas ni menos que un colaborador que no se desempeña en área donde se desarrolla el problema, o no está afectado de alguna manera por el mismo. La razón esgrimida es que esta persona, al no conocer de que se trata, mirará al problema de una manera distinta, ofreciendo soluciones que nunca se pusieron en práctica.

(*) Fuente: Formento, Héctor Ricardo

Manual de entrenamiento para equipos de mejora continua

1ª ed – Los Polvorines: Universidad Nacional de General Sarmiento, 2006