El Tablero de la Asignación de Tareas 5S es una de las ayudas más efectivas para el sostenimiento diario de un proceso de 5S. Es una detallada lista todas las tareas a ser completadas en una zona (el área designada) así como la frecuencia con que la tarea debe hacerse (diaria, semanal, mensual); el nombre de la persona responsable por completar la tarea; y listando de las herramientas necesarias para cada tarea (la escoba, toalla, solventes, y así sucesivamente). Todo lo que uno tiene que hacer es listar en este mapa la asignación en la zona y asegurarse que las tareas se hagan.
¿Qué hacer para que el Mapa de Asignación de Tareas 5S tenga éxito?
1.En la primera columna, organice alfabéticamente por nombre, las persona responsables; en las siguientes columnas, la tarea, la frecuencia y herramientas asignadas a cada tarea. Hágalo fácil (más visual) para que cada persona pueda encontrar sus propias tareas.
2.Ponga juntas todas las tareas para cada empleado si tienen más de una tarea asignada. Esto les hace más fácil para encontrar todas sus asignaciones.
3.Haga que todos los miembros del equipo se dividan las tareas y quién es responsable. Un trabajo en equipo en este punto mejora los resultados.
4.Frecuencia, sea específico. No diga simplemente por semana, especifique el día real de la semana, por ejemplo, martes. Si es mensual diga por ejemplo: el día 20 o el día laborable inmediato siguiente.
5.Haga la frecuencia visual. Por ejemplo, usa una columna durante cada día de la semana, y agrega un símbolo en el día asignado para cada tarea, o cambie la columna de color.
6.Asigne tareas diarias a cada persona. El proceso trabaja mejor si se hace a diario, así que base su lista en asignaciones diarias.
7.Mantenga las asignaciones simples. Deben poderse completar las tareas asignadas dentro de un período de cinco-minutos.
8.Haga que cada empleado firme individualmente después de completar su tarea cada día.
9.Haga que el líder de la zona o supervisor (como la parte de su trabajo normal) verifique cada día que las tareas se completaron durante ese día con éxito. Su trabajo es adiestrar y apoyar a sus empleados. Si una tarea no estuviera completa, pregúntele a la persona responsable "¿Por qué no?" y "¿cómo puedo ayudarte para que esta tarea se complete?"
10.Use la mejor herramienta gerencial que existe: "el ejemplo." Cada líder debe tener también una asignación y debe completarla diariamente.
11.Haga frecuente rotación de tareas. Distribuya la carga y elimine el fastidio. ¡Esta debe ser una fuente de satisfacción para todos!
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