¿Cuándo el entrenamiento no es efectivo?

 

Miguel Ángel sabía bien que lograr algo perfecto, implica tener una atención enorme sobre cada detalle, para que el resultado final sea algo extraordinario. ¿Pero es necesario esto en la capacitación del personal? Veremos que si.

Durante la 2da Guerra Mundial ante la necesidad de tener que fabricar barcos, aviones, tanques, camiones, jeeps, etc. los americanos desarrollaron el Entrenamiento Dentro de la Industria (en inglés TWI Training Within Industry). Con este método se capacitaron 1.700.000 personas que hicieron un aporte fundamental al esfuerzo bélico del país.

Publicidad americana con la imagen de "Rosie la remachadora". Dentro de las personas que fueron capacitadas con el método TWI, había una enorme cantidad de mujeres, recordemos que los varones en edad de pelear estaban en el frente de batalla.

Sobre este tema, hace tiempo leí el libro El Talento Toyota de Jeffrey Liker, que es 100% recomendable para los interesados en Kaizen. El libro habla sobre Toyota porque después que terminó la guerra el método fue llevado a Japón y tomado por la empresa líder en Mejora Continua, que aún hoy continúa aplicándolo con éxito.

Todos los que tenemos una formación técnica miramos las cosas en función de los números, una fórmula del libro me llamó la atención en especial. La efectividad de la capacitación resulta de una multiplicación de 3 factores a saber:

1. Hacer un desglose perfecto de las actividades o Definir el conocimiento crítico
2. Capacitar al personal de forma adecuada Transmitir el conocimiento crítico
3. Y por último realice un adecuado Seguimiento del colaborador.

Siguiendo este razonamiento al aplicar la fórmula, el autor dice que haciendo que cada una de las 3 etapas tenga 0,8 (80% efectiva)

Definir el conocimiento crítico  X Transmitir el conocimiento crítico X Seguimiento =

0,8 x 0,8 x 0,8 x 100 = 51, 2% o sea ¡Es un valor muy bajo!

Tenemos que acercarnos a la perfección en cada etapa supongamos haciendo que cada una de las 3 etapas tenga 0,96 (96% efectiva)

Definir el conocimiento crítico  X Transmitir el conocimiento crítico X Seguimiento =

0,96 x 0,96 x 0,96 x 100 = 88, 5% para tener realmente un buen valor.

No es mi intención en esta entrada, describir con detalle cada uno de los aspectos del método; por otra parte sería imposible hacerlo de forma tan breve. Simplemente contestar la pregunta del título, sobre la importancia que tienen cada uno de los 3 factores, para que luego el resultado de entrenar a los colaboradores sea el deseado. 

Se por experiencia propia que si estos pasos no se realizan de forma correcta, se pierde dinero pues hay muchos de errores de calidad en la fabricación de piezas. Y tengamos en cuenta que la persona sin experiencia puede llegar a lastimarse por no conocer bien el trabajo que le fue asignado.

Definir el conocimiento crítico

Existen empresas que no se han tomado el tiempo, de definir que aspectos son críticos para que el resultado sea el esperado.

En otros casos los ingenieros y técnicos han documentado como debe realizarse la tarea, pero esto no llega al piso de Planta. Entonces cada cuál ajusta las variables como mejor le parece en su puesto, y de esta forma no es posible respetar las especificaciones del producto.

Podemos decir que esta etapa aparte de la capacitación en si misma es la más importante del proceso. Se debe identificar el qué, el cómo y por qué de la tarea a realizar por el colaborador.

Hay que hacer un paso a paso que sea lo suficientemente sencillo para que se pueda seguir, y no omitir ningún detalle que impacte en el resultado deseado.

Recuerden que la fórmula vista arriba multiplica los 3 factores, si este ítem es bajo o cualquiera de los otros 2 el resultado será final será pobre.

Transmitir el conocimiento crítico 

Este momento el instructor realiza con el aprendiz al menos 4 veces la operación completa.

En las primeras 2 ocasiones será el instructor quien diga, muestre y demuestre cada paso importante con puntos claves y las razones de cada punto clave. 

En las 2 últimas veces en cambio el aprendiz haciendo la tarea será quien diga muestre y demuestre los pasos, los puntos claves y las razones de esos puntos claves.

Es decir el instructor va a recibir la retroalimentación del aprendiz, de que a comprendido completamente la tarea que le será encomendada.

Cliquear debajo en el link para ver un vídeo americano de la segunda guerra mundial, que describe los pasos de como debe ser hecho el entrenamiento; al tratarse de una suerte de "teatralización" primero se hace de forma incorrecta para que puedan apreciarse mejor las diferencias.

Entrenamiento incorrecto y correcto

Seguimiento 
En la última de las 3 etapas al aprendiz se le dará una tarea para que realice. Debe tenerse a alguien experimentado de la empresa disponible, para que el aprendiz pueda preguntarle a fin de sacarse las dudas. Se deberá ver de forma periódica cuales son los progresos que hace en su puesto. Estimular a la persona para que siempre pregunte sobre sobre su nuevo rol en la empresa. En la medida que vemos que la persona puede desempeñarse solo y con confianza, el maestro irá disminuyendo su presencia.

Una breve reflexión para terminar:

“En Toyota tenemos un dicho, ‘mono zukuri wa hito zukuri’ que significa ‘hacer cosas es hacer gente’. Si la gente quiere tener éxito con lean manufacturing o el Sistema de Producción Toyota tienen que enfatizar el desarrollo de la gente y hacer líderes capaces de lograr mejoras. No se puede separar el desarrollo de las personas del desarrollo del sistema de producción si quiere tener éxito a la larga”.

                                                                      Isao Kato